As reuniões são uma parte importante para a maioria das
empresas. Permitem aos proprietários, administradores e empregados se comunicarem,
discutirem, traçar objetivos, identificar problemas e encontrarem soluções para
ajudar a facilitar a maximização dos resultados, trazendo o devido crescimento
e o sucesso da empresa. As maiores frequências são entre membros de uma mesma
empresa, mas uma reunião também pode ser com potenciais clientes ou entre
empresas que desejam fazer negócios juntas. O grande problema é que, nem todas
as reuniões se tornam produtivas como deveriam ser. Muitas vezes isso pode ser
atribuído ao planejamento pobre, falta de participação e tédio. Ao
conduzir uma reunião, é importante que os organizadores conheçam o que é
preciso para tornar a reunião em um sucesso. Para isso, preparamos 7 dicas para
ter uma reunião bem-sucedida:
1- Esteja
preparado
Preparação é fundamental quando
se trata do sucesso ou o fracasso de uma reunião. Há maneiras muito
simples em que isso pode ser feito. Para iniciar, considere o objetivo da
reunião (deve haver sempre um propósito claro e o resultado desejado).
Escolher o local certo é também uma parte importante da preparação para uma reunião. Ela deve acontecer em um lugar que seja conveniente e que vai acomodar confortavelmente todos os participantes.
Escolher o local certo é também uma parte importante da preparação para uma reunião. Ela deve acontecer em um lugar que seja conveniente e que vai acomodar confortavelmente todos os participantes.
Quando se trata de quem deve
participar, apenas convidar as pessoas que serão afetadas pelas pautas ou que
são necessários para cumprir a meta. Elas devem ser notificadas com
antecedência, para que possam se organizar com sua agenda de compromissos e
façam os preparativos para participarem da mesma.
O passo final na preparação da reunião
é para configurar o ambiente antes de as pessoas chegarem. Isso geralmente
envolve situar as cadeiras de uma forma que permite que os participantes vejam
uns aos outros e a pessoa que está dirigindo a reunião. Colocando cadeiras
em uma praça ou uma formação semicírculo é uma forma eficaz de conseguir isso.
2- Pautas
As Pautas são cruciais ao criar reuniões eficazes e deve
servir como um tipo de mapa de estrada ou modelo. Elas fornecem uma lista
de itens que devem ser discutidas durante a reunião e devem ser rigorosamente
cumpridas. Ao criar as pautas, priorizá-las, colocando as questões mais
importantes ou urgentes no início para que elas sejam as primeiras da
discussão. Isso irá garantir que todas as questões mais importantes sejam
abordadas dentro do prazo estipulado para a reunião. Itens de menor
importância devem ser colocados no final da ordem do dia. Estes devem ser
os itens que, se não tratados, devido a limitações de tempo, podem transitar
para a próxima reunião agendada. Quando possível, as pautas devem ser enviadas
com antecedência para todos que estarão presentes na reunião, caso
contrário, deve ser dada aos participantes no início da reunião. No início da
reunião, as pautas devem ser revistas e, durante a reunião, devem ser
consultadas frequentemente para garantir que elas estejam sendo seguidas.
3- Iniciar
e terminar no tempo
Determinar um tempo para a realização da reunião, é um passo
importante quando se objetiva alcançar bons resultados. Quer se trate de uma
reunião com colegas de trabalho, clientes ou funcionários, levar em conta que o
seu tempo é precioso e que reuniões inevitavelmente levam tempo. Algumas dicas
importantes para conduzir a reunião no tempo estimado:
- Iniciar a reunião no horário marcado;
- A reunião não deve ser adiada ou atrasada devido ao atraso de algum participante;
- Os organizadores devem salientar a importância da pontualidade e sempre praticá-los eles mesmo (mostrando exemplo).
Tão importante como começar na hora, igualmente importante é
terminar em tempo. De qualquer forma, é aceitável para reuniões terminar mais
cedo do que o esperado.
4- Mantenha
o foco
Mantenha sempre a reunião com o foco possível. Isso irá contribuir
que tanto os objetivos sejam alcançados, quanto a reunião termine, como
previsto. O condutor da reunião precisa ter “jogo de cintura” para lidar com
assuntos que não dizem respeito ao assunto tratado e manter em ordem a reunião,
para isso:
- Certifique-se que todos os participantes da reunião, estão seguindo os bons costumes em reuniões, respeitando o tempo dos outros;
- Mantenha qualquer coisa que não tenha a ver com o assunto em mãos, incluindo queixas individuais, fofocas, ou discussões pessoais, a um mínimo, como esses tipos de discussões não têm lugar em uma reunião.
- Retorne ao assunto principal, quando este estiver sendo desviado.
5- Incentivar
a participação
Reuniões de sucesso contam com a participação e contribuição
de todos os presentes. Ao conduzir uma reunião, é necessário incentivar os
participantes à expressarem suas ideias, opiniões, críticas, sugestões e
contribuir com o desenvolvimento da reunião. Assim, todos podem perceber que
suas contribuições têm valor e que eles são apreciados. Ao executar uma
reunião, deixar claro que os ataques pessoais e outro comportamento
desrespeitoso não são aceitáveis.
6- Obter
feedback
O feedback é tão importante quanto a preparação, pautas, ou
qualquer outro passo associado com a realização de reuniões de sucesso. Ao
falar com os participantes individualmente, é uma maneira de obter o feedback
necessário, porém, é demorado e estes comentários podem não ser tão abertos e
diretos como deveriam ser. Uma das maneiras mais simples de obter
informações valiosas, é pedindo aos participantes que, preencham um
questionário no final da reunião. O objetivo do questionário é determinar se a
reunião atingiu os seus objetivos, se o tempo foi usado com sabedoria, ou se
havia alguns assuntos que não foram abordados de forma clara ou poderiam ter
sido apresentados melhor. Além de aprender o que deu errado com a reunião,
o feedback também permite que os organizadores saibam o que deu certo.
7- Materiais de Apoio
Para tornar as reuniões mais dinâmicas, participativas e
efetivas, utilize e explore suas ideias em materiais de apoio como:
- Quadros branco
- Quadro para Projetores
- Flip Charts
- Lousas Interativas (sim! Algumas empresas já adotam esse tipo de material para conduzir reuniões)
Eles agregarão valor a sua reunião e também completarão a
dinâmica no ambiente, facilitando a expressão de suas ideias, pensamentos e
linha de raciocínio.
Confira a variedade de quadros, lousas e flip-charts da
Board Solutions, escolha a que mais se adequa às suas necessidades e turbine
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